ĐƯỢC TIẾP TỤC SỬ
DỤNG HÓA ĐƠN ĐẶT IN SONG SONG
VỚI HÓA ĐƠN ĐIỆN
TỬ
Thời hạn bắt buộc sử dụng Hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP
ngày càng tới gần. Theo đó, lộ trình chuyển đổi từ việc sử dụng hóa đơn tự in,
hóa đơn giấy sang Hóa đơn điện tử được thực hiện trong vòng 24 tháng, từ
ngày 1/11/2018 đến 1/11/2020. Trong quá trình các doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi, rất nhiều những
khó khăn, vướng mắc nảy sinh, Cục thuế các tỉnh, thành, Tổng cục Thuế cũng như
Bộ Tài chính liên tục ban hành các văn bản hướng dẫn, xử lý tức thời để hỗ trợ,
gỡ rối cho doanh nghiệp.
Tiếp nối các bản tin trước, AFA xin tiếp tục gửi đến Quý Khách hàng công
văn mới của Tổng cục Thuế hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử.
==================================================================
Ngày 04.09.2019 vừa qua, Tổng
cục thuế đã ban hành công văn số 3509/TCT-DNL hướng dẫn triển khai hóa đơn điện
tử, bao gồm một số nội dung quan trọng như dưới đây.
1.
Về việc tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in song song với
hóa đơn điện tử
Theo khoản 3 Điều 35 Nghị định số
119/2018/NĐ-CP quy định về Hóa đơn điện tử: trong
thời gian từ ngày 01.11.2018 đến ngày 31.10.2020,
Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa
đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.
Tại khoản 2 Điều 36 Nghị định 119/2018/NĐ-CP
quy định: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế,
hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc
đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày 01.11.2018 thì được tiếp
tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua đến hết ngày 31.10.2020
và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP
và Nghị định 04/2014/NĐ-CP.
Tại Điều 5 Nghị định 51/2010/NĐ-CP (đã được sửa
đổi tại khoản 2 Điều 1 Nghị định 04/2014/NĐ-CP) quy định: Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời
cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau. Nhà nước khuyến
khích hình thức hóa đơn điện tử.
Căn cứ các quy định nêu trên, Tổng
cục Thuế có hướng dẫn như sau:
Từ ngày 01.11.2018 đến ngày 31.10.2020, doanh nghiệp được sử dụng
song song hóa đơn đặt in và hóa đơn giấy và được sử dụng đến khi chuyển sang
hóa đơn điện tử theo quy định.
2. Về chữ ký số của người mua trên Hóa đơn điện tử
Tại điểm e Khoản 1 và Khoản 2 Điều 6 Thông tư số
32/2011/TT-BTC ngày 14.03.2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của Hóa
đơn điện tử:
“Điều 6. Nội dung của hóa đơn điện tử:
1.
Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:
…e) Chữ ký điện tử theo quy định pháp luật của
người bán; ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định
pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán…
2.
Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc
được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.”
Tại công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23.02.2016 của
Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử như sau:
“Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế
toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp
hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất
kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,…thì người
bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không
nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.”
Như vậy, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết
phải có chữ ký điện tử người mua nếu người mua không phải đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán có các hồ
sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo quy định.
3. Về chữ ký của người đại diện pháp luật và dấu trên hóa đơn chuyển đổi
sang giấy
Tại điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14.03.2011 của Bộ
Tài chính quy định chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:
1. Nguyên tắc:
Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa
đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu
thông và chỉ được chuyển một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn
giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định và phải
có chữ ký người đại diện pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa
đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế
toán. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ
kế toán phải đáp ứng các quy định.
2. Điều kiện:
Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các
điều kiện sau:
a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện
tử sang hóa đơn giấy;
c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện
tử sang hóa đơn giấy.
3. Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các
yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận
đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực
hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi
Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang
hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá
đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI
TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời
gian thực hiện chuyển đổi.
Tại khoản 3b Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn trường
hợp được miễn dấu trên hóa đơn:
“…b. Các trường hợp
sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu
người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội
dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều này:
- Hóa đơn tự in của tổ
chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của
pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người
mua, dấu của người bán.
- Đối với tem, vé:
Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu
của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.
- Đối với doanh nghiệp
sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm
hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của
doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn
bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”.”
Như vậy, trên hóa đơn điện tử chuyển đổi từ giấy không bắt buộc phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật và dấu của
người bán trong các trường hợp theo các quy định trên.
4. Về việc lập hóa đơn điện tử có số dòng nhiều hơn một trang
Tại Khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14.03.2011
của Bộ Tài chính hướng dẫn:
“3. Hóa đơn điện tử
có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
a) Có sự đảm bảo đủ
tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông
tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
Tiêu chí đánh giá
tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi
về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn
điện tử.
b) Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng
được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.”
Tại khoản 1 Điều 19 Thông tư số 34/2014/TT-BTC hướng dẫn việc
lập hóa đơn đối với trường hợp cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in, việc lập
và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán
ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn như sau:
“…Cục thuế xem xét từng
trường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều
hơn một trang nếu trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số
hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ,
MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như
trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc –
trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn
đó).”
Căn cứ các quy định nêu trên, khi chuyển đổi hóa đơn điện tử
ra giấy, hóa đơn điện tử có thể được in ra trên nhiều trang giấy. Do đó, để phù
hợp với đặc thù của hóa đơn điện tử trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy,
nếu số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn
thì doanh nghiệp thực hiện tương tự sử dụng hóa đơn tự in
và việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm, như đã
nêu ở trên.
==================================================================
AFA sẽ
thường xuyên cập nhật và gửi đến Quý khách hàng những văn bản mới nhất để hỗ trợ
doanh nghiệp trong quá trình chuẩn bị và thực hiện chuyển đổi sang Hóa đơn điện
tử.
AFA – Luôn đồng hành
cùng doanh nghiệp!